Preámbulo
El propósito de esta política de privacidad (“Política de privacidad”) es informar a los prospectos, a los creadores (“Creadores”), a los contactos de marcas de clientes (“Marcas”) y a los proveedores sobre el procesamiento de datos personales (“Datos”) de Hivency y sus derechos como tales en el contexto de su relación contractual con sus prospectos, creadores, marcas y proveedores.
La Política de Privacidad es accesible desde el sitio web www.hivency.com/es (el “Sitio”) y en cualquier caso es accesible por cualquier prospecto, Creador, Marca y proveedor al registrarse en el Sitio o antes de celebrar un contrato con Hivency.
Puede ser modificado para tener en cuenta, en particular, la evolución del tratamiento de los Datos implementados y la legislación aplicable, la versión antigua está archivada y sigue siendo accesible a los usuarios. Así, nuestros proveedores, prospectos, Creadores y Marcas están invitados a leer cualquier nueva versión disponible por Hivency.
1. El responsable del tratamiento y las personas afectadas por la presente Política de privacidad
Hivency Iberia S.L (Hivency) es el quien controla los datos, como profesional que ofrece a Creadores y Marcas colaborar con el fin de aumentar la visibilidad de los productos de la Marca a través de las cuentas de los Creadores en las redes sociales. Como tal, Hivency está sujeta a las obligaciones impuestas por la normativa vigente en España y en la Unión Europea en materia de datos personales, en particular el Reglamento (UE) 2016/679 de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (“RGPD”).
Las personas afectadas por el tratamiento de los Datos son proveedores, prospectos, Creadores y Marcas, incluyendo en particular a los usuarios de Internet que navegan por el Sitio (“Usuarios” o “Usted”).
2. Definiciones de los términos
El término “datos personales” se refiere a cualquier información que pueda identificar a una persona directamente, como el apellido y el nombre, o indirectamente, como una dirección IP, un número de seguridad social o un número de personal (los “Datos”).
El tratamiento de datos se refiere a cualquier operación realizada o contemplada directa o indirectamente con los Datos, como la recogida, registro, organización, almacenamiento, conservación, modificación, consulta, utilización, transmisión, distribución o cualquier otra forma de puesta a disposición, casación o interconexión, limitación o destrucción, etc.
3 .Datos recogidos y procesados
Datos que usted nos proporciona
Hivency recoge Datos directamente de sus prospectos, Creadores y Marcas a través de formularios accesibles desde el Sitio, desde tus dispositivos móviles o no, o directamente por Hivency a través de las cuentas públicas de los Creadores en las diferentes redes sociales. Estos datos se actualizan directamente con los usuarios. Por ello, el Usuario se compromete a comunicar sin demora al servicio de marketing/cliente cualquier actualización de dichos Datos.
Además, los intercambios de correo electrónico pueden ser registrados y almacenados para mejorar la calidad de nuestro servicio al cliente y para capacitar a nuestros empleados.
Los datos del proveedor también se recogen durante el contacto y durante la ejecución del contrato entre el proveedor y Hivency.
Datos obtenidos por terceras partes
Los datos también pueden proporcionarse indirectamente, en particular a través de una conexión segura con interfaces de ejecución de aplicaciones (API) como Google, Twitter o Instagram. Hivency también utiliza los servicios de API de Youtube. La política de privacidad de estos servicios de Youtube y Google se puede encontrar en el siguiente enlace: http://www.google.com/policies/privacy.
Hivency recoge datos a través de cookies, en particular a través de los servicios proporcionados por Google para los datos de comportamiento de los usuarios de Internet recopilados mediante el uso de Cookies y/o dispositivos de seguimiento y los datos capturados por nuestros socios publicitarios como el Adroll Group (sigue el enlace para leer su politica de confidencialidad: https://www.adrollgroup.com/es-ES/privacy), Linkedin y Facebook.Para obtener más información sobre las cookies, le invitamos a leer la Política de cookies https://www.hivency.com/es/politica-de-cookies/ .
También podemos recibir datos sobre usted a través de instituciones bancarias o de crédito. En este caso, actualizamos sus datos en nuestra base de datos.
Datos relativos a terceros que Usted nos proporciona
En el caso de que nos transmita Datos relativos a otra persona (por ejemplo, en el contexto de una recomendación), usted garantiza que, tiene la autoridad para consentir el tratamiento de los Datos en su nombre, recibe en su nombre toda la correspondencia relativa a sus Datos y, si es necesario, consiente en su nombre la transferencia de sus Datos al extranjero.
No recogemos voluntariamente Datos relativos a menores de 15 años de edad, sin embargo, si usted es padre o tutor legal de este menor y cree que tenemos Datos relativos a este menor, puede obtener la eliminación de los Datos después de haber probado su identidad y autoridad legal sobre el menor.
4. Base de las operaciones de tratamiento
Cuando los Datos de un cliente potencial, creador, marca o proveedor son procesados por Hivency, sólo se procesan los Datos necesarios para los fines del procesamiento.
Los motivos en los que se basan estas operaciones de tratamiento son los siguientes:
(i) cumplimiento de una obligación legal;
(ii) la ejecución del contrato;
(iii) el interés legítimo;
(iv) su consentimiento.
Además, los datos cuya recogida es obligatoria se identifican como tales (por ejemplo, mediante un asterisco en los formularios).
5. Cuadro recapitulativo de las finalidades, Datos tratados, bases del tratamiento, período de conservación
La siguiente tabla resume todas las operaciones de tratamiento de datos, especificando para cada finalidad: los Datos en cuestión, y las personas/servicios que acceden a los Datos.
Prospectos |
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Contexto de la recopilación |
Tipo de Datos |
Finalidad de la operación de tratamiento |
Persona/Servicios que tienen acceso a los Datos |
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Creación de una base de datos de “prospectos” y suscripción a correos electrónicos comerciales en forma de boletines de noticias y otras ofertas de marketing por correo electrónico (si lo desea). |
● Dirección e-mail ● Nombre ● Apellido ● Puesto de trabajo ● Industria ● Nombre de la empresa ● No. de Empleados ● País ● Identificación en redes sociales ● Datos de navegación (cookies) ● Contenido solicitado |
● Contacto para la propuesta de servicio ● Contacto para ofertas comerciales |
● Sales manager ● Marketing Manager |
Marcas |
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Contexto de la recopilación |
Tipo de Datos |
Finalidad de la operación de tratamiento |
Persona/Servicios que tienen acceso a los Datos |
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Prestación del servicio |
● Apellido y nombre ● Dirección e-mail profesional ● Número de teléfono ● Dirección postal profesional ● Función ● Facturas |
● Redacción de un contrato ● Provisión de acceso al área de cuenta de marca del sitio ● Preparación de facturas |
● Sales manager |
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Gestión de litigios |
● Ver el cuadro de arriba |
● Recopilar y procesar los datos relativos a los retrasos y la falta de pago de la marca con el fin de preparar, adoptar y supervisar una acción de recuperación o recurso legal y, en caso necesario, hacer cumplir la decisión tomada. |
● Gestión de Hivency ●Terceros (alguaciles, empresa de cobro, abogado) |
|
Auditoría / adquisición |
Todos los datos |
● Auditoría por parte de potenciales inversores, compradores ● Control de la correcta aplicación de nuestros procesos ● Verificación del tratamiento de los datos de la base de datos de marcas comerciales |
● Proveedor de servicios externo ● Comprador potencial |
|
Gestión de las relaciones con la marca |
Todos los datos |
● Gestión de la finalización del contrato (por ejemplo, reembolso de pagos en exceso…) ● Registro de los intercambios de correo electrónico ● Oferta comercial y descuento ● Encuesta sobre la calidad de los servicios |
● Sales manager ● Customer Success manager ● Onboarding manager ● Proveedor de servicios de contabilidad |
Creadores (Influencers) |
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Contexto de la recopilación |
Tipo de Datos |
Finalidad de la operación de tratamiento |
Persona/Servicios que tienen acceso a los Datos |
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Prestación del servicio |
● Apellido y nombre ● Sexo, edad ● Marcas preferidas, ocio, negocios ● Dirección de correo electrónico ● Número de teléfono ● Datos públicos disponibles en la cuenta de las redes sociales ● Dirección de envío ● Facturas ● Datos bancarios |
● Redacción de un contrato ● Provisión de acceso al área de Creadores del Sitio ● Envío de productos de la marca |
● Sales manager ● Marcas que colaboran con el Creador |
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Servicio de venta online |
● Ver el cuadro de arriba |
● Ofrecer un servicio de ventas en línea en el Sitio |
● Sales manager ● Marcas que colaboran con el Creador |
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Gestión de litigios |
● Ver el cuadro de arriba |
● Recopilar y tratar los datos relativos al incumplimiento de las obligaciones contraídas en virtud del contrato para preparar, iniciar y supervisar las acciones legales o los recursos judiciales y, en su caso, para hacer cumplir la decisión adoptada |
● Gestión de Hivency ● Terceros (alguaciles, subastadores, empresa de cobro, abogado) |
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Auditoría / adquisición
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Todos los datos |
● Auditoría por parte de potenciales inversores, compradores ● Controles de la correcta aplicación de nuestros procesos ● Verificación del tratamiento de los datos de la base de datos de Creadores |
● Gestión de Hivency ● Proveedor de servicios externo ● Comprador potencial |
|
Gestión de las relaciones con el Creador |
Todos los datos |
● Gestión de la finalización del contrato (por ejemplo, reembolso de pagos en exceso…) ● Registro de los intercambios de correo electrónico ● Oferta comercial y colaboración ● Encuesta sobre la calidad de los servicios |
● Sales manager ● Customer Success manager ● Onboarding manager ● Proveedor de servicios de contabilidad |
Proveedores |
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Contexto de la recopilación |
Tipo de Datos |
Finalidad de la operación de tratamiento |
Persona/Servicios que tienen acceso a los Datos |
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Prestación del servicio |
● Apellido y nombre ● Dirección e-mail ● Número de teléfono ● Contrato ● Factura y formulario de pedido |
● Redacción de un contrato ● Realización y seguimiento de la prestación del servicio |
● Gestión de Hivency |
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Gestión de litigios de proveedores |
● Ver el cuadro de arriba |
● Monitorizar y manejar disputas relacionadas con el contrato del proveedor |
● Gestión de Hivency ● Oficial Jurídico ● Terceros (alguaciles, abogados…) |
6. ¿Quién puede acceder a sus datos?
Los datos recogidos son accesibles dentro de Hivency por los servicios competentes encargados de la gestión de las diferentes operaciones de tratamiento en cuestión.
El acceso a los Datos está estrictamente reservado a las personas que necesitan tener acceso a ellos como parte de su misión dentro de Hivency.
La tabla anterior especifica para cada finalidad las personas y servicios de Hivency que pueden tener acceso a los Datos afectados por el tratamiento en cuestión.
7. Los destinatarios y las transferencias de estos Datos
Para ciertos fines, Hivency utiliza los servicios de subcontratistas o proveedores de servicios (por ejemplo, los encargados del mantenimiento de las SI o los encargados de servicios administrativos como la contabilidad), como los proveedores de servicios de TI (por ejemplo, los proveedores de alojamiento), soluciones SaaS que requieren el acceso a los datos para llevar a cabo la misión que Hivency les ha encomendado, incluyendo algunos situados fuera de España. En este caso, Hivency impone fuertes obligaciones a estas partes contratantes con respecto al tratamiento, confidencialidad y seguridad de los Datos a los que estos proveedores de servicios tienen acceso.
Hivency también puede revelar los Datos a terceros en ciertos casos específicos:
▪ Si Hivency tiene la intención de vender un negocio o activos (incluyendo la venta del negocio que lo lleva a cabo o la propiedad de esos activos), los Datos podrán ser revelados al Comprador y a los Compradores potenciales en el curso de una auditoría, incluyendo su asesoramiento.
▪ Si la totalidad o parte de los activos de Hivency son adquiridos por un tercero, los Datos serán uno de los activos transferidos. Los Datos serán procesados por el adquirente que actuará como nuevo responsable del tratamiento y su Política de Protección de Datos regirá el tratamiento de los Datos.
▪ Si se requiere que Hivency revele o proporcione acceso a los Datos para cumplir con una obligación legal u orden judicial, o para hacer cumplir o aplicar el contrato de servicio o cualquier otra circunstancia que se acepte, o para proteger los derechos, propiedad o seguridad de Hivency, sus clientes o empleados;
▪ Si la ley autoriza esta transferencia por parte de Hivency.
Hivency no vende los Datos a terceros.
8. Período de retención de datos
Los Datos (en particular los relativos a los contratos celebrados con Hivency) se conservan durante un período de 5 años a partir de la prestación del servicio, ya se trate de la prestación de un servicio vinculado a Creadores y Marcas o de cualquier servicio prestado por un proveedor. Sin embargo:
– los Datos de los prospectos o Creadores son borrados dentro de los 3 años de su recolección o del último contacto con ellos,
– en materia precontenciosa: los Datos se conservan hasta la celebración de un acuerdo de resolución o, en su defecto, hasta que prescriba la acción judicial correspondiente;
– en materia de litigios judiciales: los Datos se conservan hasta que la decisión tenga fuerza de cosa juzgada.
En general, los Datos sólo se conservan durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recogidos y de acuerdo con las recomendaciones de la CNIL y en cumplimiento de las obligaciones legales, en particular las obligaciones contables y fiscales.
Además, los datos anónimos y los datos relativos a los Usuarios pueden ser almacenados sin limitación siempre y cuando no contengan ningún dato.
9. Acciones realizadas sobre los Datos
Las siguientes acciones se realizan sobre los Datos:
▪ Recopilación y registro de datos
▪ Organización o estructuración de datos
▪ Alojamiento o almacenamiento de datos a través de software de terceros,
▪ Consulta de datos,
▪ Clasificación (a través de una solución publicada por un tercero),
▪ Archivo externo
▪ Comunicación de los Datos mediante su transmisión, difusión o cualquier otra forma de puesta a disposición de los servicios afectados
▪ Modificación / consulta por parte del servicio de atención al cliente o marketing
▪ Supresión o destrucción de datos
10. La ubicación de los Datos y las medidas de seguridad vigentes
Todos los Datos de Usuario son alojados por Amazon Web Services, con sede en la Unión Europea, Irlanda, de acuerdo con las normas aplicables a este tipo de transferencia.
Excepto en los casos en que el Usuario tenga su sede en el extranjero, no se transferirán datos a terceros situados fuera de la Unión Europea, excepto en los casos en que Hivency deba notificar y/o ejecutar documentos judiciales (citaciones, sentencias, embargos, etc.) en el extranjero porque el Usuario resida fuera de la Unión Europea. En este caso, los datos del usuario se transmiten a las autoridades encargadas de la notificación y/o ejecución de los documentos. En cualquier caso, Hivency asegura que los Datos transferidos están adecuadamente protegidos para garantizar su seguridad, integridad y confidencialidad.
Hivency toma todas las precauciones necesarias para garantizar la confidencialidad y seguridad de los Datos y para evitar la alteración, corrupción o acceso por parte de personas no autorizadas. Se ha establecido una política de seguridad de los sistemas de información. Por ejemplo, el acceso a sus Datos está limitado y restringido sólo a las personas/servicios que necesitan acceder a ellos, estos Datos se almacenan en servidores seguros, los datos bancarios también están encriptados. El acceso a los Datos requiere el uso de un nombre de usuario y una contraseña.
No obstante, la transmisión de Datos a través de Internet no está exenta de riesgos, por lo que Hivency no garantiza la seguridad de los Datos transmitidos a través de Internet siempre y cuando Hivency haya respetado sus compromisos de seguridad.
11. Ejercicio de los derechos
Como parte del tratamiento de los Datos realizado por Hivency, los Usuarios tienen derecho a:
▪ Para obtener acceso / copia a sus Datos procesados
▪ Obtener la rectificación de los datos
▪ Para obtener la supresión total o parcial de los Datos, cuando (i) ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos, (ii) se basen exclusivamente en el consentimiento, (iii) sean objeto de una solicitud de oposición
▪ Oponerse al tratamiento de sus Datos
▪ Para obtener la limitación del tratamiento, temporalmente, cuando se cuestiona la exactitud de los Datos, cuando el Usuario se opone al tratamiento, cuando los Datos ya no son necesarios para Hivency pero siguen siendo necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de los derechos legales.
▪ Para darse de baja u oponerse a la recepción de mensajes de marketing en cualquier momento, haga clic en el enlace “darse de baja” de cualquier correo electrónico o comunicación enviada por Hivency.
▪ Retirar su consentimiento en cualquier momento en el caso de un tratamiento basado en el consentimiento.
▪ Obtener la portabilidad de sus Datos cuando el tratamiento se base en el consentimiento y se realice mediante procesos automatizados.
▪ Proporcionar orientación sobre el destino de sus datos post-mortem
▪ Para presentar una queja ante la CNIL
Para ejercer sus derechos o cualquier cuestión relacionada con esta Política de Privacidad, el Usuario puede simplemente enviar una solicitud a la siguiente dirección: HIVENCY IBERIA S.L en Calle Agustín Durán 24, 28028 MADRID, o hello@hivency.com adjuntando una copia de su documento de identidad.
